Back Office Réceptionniste (H/F)
About the job
Rejoignez l'univers Ultima Collection au sein de l’une de nos propriétés d'exception.
Nous recherchons pour la saison d'hiver 2024-2025 notre Back Office Réceptionniste H/F pour notre ensemble de 13 Résidences privées de luxe avec services signature de la marque Ultima.
Principales missions :
Veille au bon déroulement des séjours des clients et de leur bien-être
Traite les demandes avant les séjours, conformément aux directives du service des réservations et effectue les réservations nécessaires
Accompagne les clients jusqu’à leur propriété selon les standards de la collection
Réalise les réservations pour le compte des clients durant leur séjour
Promeut, renseigne et commercialise les services internes (Restaurant, Bar, Skiroom/ Skishop, Spa etc.) et activités externes
Organise des expériences clients « sur-mesure » en fonction des envies de la clientèle
Crée une relation privilégiée avec chaque client
Coordonne les informations entre les différents services pour assurer un service d’excellence
Communique et collabore de manière privilégié avec le service majordome et housekeeping
Gère les demandes et plaintes des clients, de façon courtoise et efficace, en communiquant avec les différents services
Gère les relations avec les prestataires extérieurs
Tisse des liens et connaît tous les acteurs économiques locaux, les meilleurs restaurants, les directeurs de boutiques, etc.
Assiste et/ou remplace ses collègues dans certaines de ses fonctions si nécessaire
Constitue et enrichit la base d’informations touristique et culturelle, sur les activités, les services et les établissements de la station
Participe à la mise à jour des Cardex clients
Réalise les formalités administratives liées aux arrivées et aux départs
Contrôle à chaque shift la refacturation aux clients des prestations internes et externes
Contrôle à chaque shift la caisse et les débours caisse effectués en respectant les procédures données
Réalise quotidiennement le suivi de la facturation des offerts (direction, marketing ou aminities)
Réalise quotidiennement le Daily Report et le transfert au Front Office Manager et au Directeur(trice) d’exploitation
Gère toutes les demandes d’achats clients et livraisons (sacs shopping, fleurs, courrier express, nourriture etc.) et coordonne la distribution dans les résidences avec les Majordomes
Anticipe et aide à la réalisation du Night Report
Effectue des shifts de nuit si nécessaire, à la demande des supérieurs
Ambassadeur de la marque Ultima et promeut les destinations de la collection
- Department: Administration
About you
Formation supérieure en école hôtelière
Expérience de 2-3 ans dans une fonction similaire en villa privée, yacht ou hôtel de luxe
Français et anglais courants - Une 3ème langue un plus
Connaissance du PMS Protel un atout
Très bonne culture générale et excellent savoir-être
Présentation soignée
Organisé(e), rigoureux(se) et proactif(ve)
Parfaite connaissance des attentes et exigences d'une clientèle haut de gamme
Apte à gérer les priorités et les demandes pressantes de la clientèle
Polyvalent(e) et disponible pour la clientèle
- Languages required: English and French. German is a plus
The company
Ultima Collection is a unique award-winning group of ultra-luxury private villas and residences, a 5-star superior hotel, resort and spas, situated in the most sought-after locations in Europe. Founded in 2016 with the launch of its first property, Ultima Gstaad, the brand’s vision is to disrupt commonplace notions of luxury in the hospitality sector for the next generation of travellers by creating unique experiences in exceptional destinations.
Each Ultima Collection property incorporates its own design inspired by and in harmony with the surrounding landscape yet offers the signature Ultima Collection amenities expected from a five-star palace in the intimacy of a private residence, as well as remarkable services and exceptional guest experiences on demand. The collection now includes not only ski resorts, but beachside and urban retreats as well, with a portfolio of unique properties in Gstaad, Crans-Montana, Geneva, Megève, Courchevel, and Corfu.